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La cuarentena debido al Covid-19 nos ha empujado a cambiar rápida y drásticamente nuestra vida. Uno de esos cambios tiene que ver con la forma cómo trabajamos. Para los que tenemos el privilegio de poder hacerlo desde nuestro hogar, son muchas las dudas que nos surgen respecto a cómo trabajar a distancia con efectividad. Por eso, reunimos ocho buenas prácticas para que puedas liderar a distancia a tu equipo de la mejor manera posible.

1. Confiar en la gente

  • Están tan desconcertados como tú, tampoco saben bien como hacerlo, pero quieren que la cosa funcione. Quizás en un primer momento cueste un poco arrancar. Habrá que redefinir algunas cosas y generar nuevos hábitos, pero no estar presentes no significa no estar atentos.
  • Piensa bien de tu gente, quien trabaja bien va a seguir trabajando bien y quien no lo hace tan bien, no lo hará mucho peor.
  • Sé realista, pero no pesimista. La situación no es fácil, pero la podemos aprovechar para mejorar nuestro modo de trabajar.
  • No reacciones por impulso ni de forma meramente reactiva: hay un cambio importante en la forma de trabajar, dedica tiempo a gestionarlo y a estabilizarlo.
  • No es un problema de tecnología, sino una cuestión de pautas de gestión, hábitos de trabajo y cultura de confianza y responsabilidad.

2. Reenficar el trabajo y la forma de organizarlo

  • Cuando estamos todos juntos es más fácil tener la sensación de que sabes qué está haciendo la gente, pero a veces es una mera sensación. Es cierto que resulta más sencillo reasignar o reorganizar las tareas, y suplir sobre la marcha los cambios que surgen o las carencias previas de planificación.

Es una buena oportunidad para revisar nuestra planificación del trabajo, quizá sea, incluso, el momento de cambiar nuestro concepto del trabajo no como algo que se asigna sino como algo que se asume y pasar de la gestión “por presencia” a la gestión por tareas.

  • Revisa la planificación e identifica bloque de tareas específicos y bien definidos.
  • Estima de una forma más precisa la carga de trabajo que implican las tareas que realiza tu equipo.
  • Comparte con el equipo el objetivo a mediano plazo y define con ellos el plan de trabajo.
  • Establece los indicadores de seguimiento y reporte.

3. Gestionar la incertidumbre y la motivación

Ante la incertidumbre:

  • Ayuda al equipo a centrarse en lo que sabe en vez de lo que no sabe.
  • Ayuda al equipo a centrarse en lo accionable, las pequeñas metas que nos van a ayudar a progresar.
  • Motiva al equipo agradeciendo su compromiso.
  • Celebra los hitos conseguidos, los éxitos y los progresos.
  • Publica resultados para que todo el equipo vea el progreso.
  • Mantén las reuniones individuales y refuerza la aportación y colaboración de cada persona del equipo.

4. Crear reuniones dinámicas y ágiles

  • Organiza las reuniones de tal manera que haya una parte informativa y una parte participativa. Desde el inicio pacta con los miembros del equipo las normas de las reuniones. Refuerza la importancia de las reuniones como parte de funcionamiento del equipo. Envía la agenda de la reunión antes y asegúrate que cada persona sepa qué tiene que aportar a la reunión y por qué.
  • Organiza reuniones rápidas y enfocadas a ayudar al progreso del equipo, informar sobre cambios y avances v/s largas reuniones discurso.

5. Instalar una daily meeting

  • Todos los equipos necesitan rituales y los equipos remotos además necesitan que estos se refuercen y se sigan a rajatabla. Agenda reuniones obligatorias a la misma hora los mismos días.
  • Crea rituales de inicio, de participación y de cierre.
  • Ritual de apertura: Una ronda rápida de “en qué estoy trabajando, qué terminé ayer, qué voy a terminar hoy y qué necesito”.
  • Ritual de conexión: «ventanas» de disponibilidad, protocolos de contacto, acuerdos de tiempos de respuesta.
  • Ritual de cierre: Una ronda de feedback positivo o un agradecimiento.

6. Gestionar bien la comunicación

  • Las diferencias en comunicación se amplifican con la distancia, aunque requiere más tiempo, es bueno enfatizar la comunicación por escrito. Las cosas que antes decíamos en el pasillo a alguien, es conveniente ahora postearlo como una nota. En segundo lugar, es aconsejable usar mucho la videoconferencia para conversar para no perder las señales empáticas: tono del lenguaje, señales corporales, etc.
  • En todo caso, piensa en las diferentes maneras de comunicar de las personas del equipo: quién necesita más detalle, quién más dirección y a quién le basta con un objetivo y un deadline.
  • Asegúrate de que la información que fluye en el equipo sea comprensible para todos, que todos la reciban en la cantidad y calidad suficiente.
  • Sé explícito en las invitaciones a participar en las conversaciones, e inclusivo, procura ajustar tu mensaje a todos y facilita que todos participen y aporten sus puntos de vista. Verifica que todos entienden los mismo para que no haga cada uno lo que le parezca.

Trabajando a distancia, se genera un aluvión de información por los distintos canales on-line: correos, whatsap, teams, etc, quizás la tarea más importante es ordenar el proceso de comunicación en un tablero con distintos canales para cada tema. Sin embargo, dado que estamos a distancia, va a ser necesario estar sobre-comunicados, porque hay muchos incentivos para que el equipo se distraiga. Sobre comunicados no significa desordenados.

7. Respirar, ceder el control

  • En la distancia la sensación de control sobre el trabajo se desvanece. No podrás controlar todo lo que hace el equipo así que:
    Plantea el trabajo por tareas y objetivos cumplidos v/s por horas realizadas.
  • No intentes controlar las horas, haz un seguimiento de los deadlines.

¡Sí! Acéptalo, alguien puede que trabaje en pijama.

8. Liderar con el ejemplo

Debes liderar en todo lo arriba mencionado. Sé estricto contigo mismo en temas de puntualidad, agilidad, aportación de valor y diversión.

Debes ser el modelo a seguir.

  • Transmite confianza.
  • Organiza el trabajo de forma realista y organiza bien las reuniones.
  • Demuestra comodidad con los nuevos hábitos y ritos.
  • Sé generoso: dedica tiempo a comunicarte con tu gente.
  • Haz un esfuerzo con la tecnología.
  • Mantente calmado para transmitir seguridad.
  • Lidera tu propio aprendizaje en esta situación.
  • Motívate para poder motivar.

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